[dicas] Usando o Word para enviar Mala Direta

Dicas Oficiais Microsoft, descomplicando Office. As dicas abaixo aplicam-se a: Microsoft Office Word 2003, Microsoft Word 2002.

Etapa 1: Escolher um tipo de documento e o documento principal

A primeira etapa no processo de mala direta envolve duas opções. Primeiro, escolha o tipo de documento no qual você deseja mesclar informações. Em seguida, escolha o documento principal que você deseja usar.

Escolher o tipo de documento no qual você deseja mesclar informações

O painel de tarefas Mala Direta é aberto com uma pergunta sobre o tipo de documento mesclado que você está criando. Depois que escolher, clique em Avançar na parte inferior do painel de tarefas.

Observação   Se o suporte para fax estiver configurado no computador e se houver um fax modem instalado, você também terá a opção Faxes na lista de tipos de documentos.

Escolher o documento principal que você deseja usar

Se o documento principal (chamado documento inicial no painel de tarefas) já estiver aberto ou se você estiver começando com um documento em branco, clique em Usar o documento atual.

Caso contrário, clique em Iniciar a partir de um modelo ou Iniciar a partir de um documento existente e localize o modelo ou documento que você deseja usar.

Etapa 2: Conectar-se a um arquivo de dados e selecionar os registros

Para mesclar informações exclusivas no documento principal, você deve se conectar a (ou criar e se conectar a) um arquivo de dados em que essas informações estejam armazenadas. Se você não quiser usar todos os dados no arquivo na mesclagem, escolha os registros que deseja usar.

Conectar-se ao arquivo de dados

Nesta etapa do processo de mala direta, você se conecta ao arquivo de dados em que as informações exclusivas que deseja mesclar nos documentos estão armazenadas.

Se você mantiver as informações completas e atualizadas na sua lista de Contatos do Microsoft Office Outlook®, esse será um excelente arquivo de dados a ser usado para cartas ou emails enviados a clientes. Basta clicar em Selecionar nos contatos do Outlook no painel de tarefas e escolher a pasta Contatos.

Se você tiver uma planilha do Microsoft Office Excel ou um banco de dados do Microsoft Office Access que contenha as informações sobre os clientes, clique em Usar uma lista existente e em Procurar para localizar o arquivo.

Caso você ainda não tenha um arquivo de dados, clique em Digitar uma nova lista e use o formulário que é aberto para criar sua lista. A lista será salva como um arquivo de banco de dados de endereçamento (.mdb) que você poderá reutilizar.

Observação  Se você estiver criando emails ou faxes mesclados, verifique se o arquivo de dados contém uma coluna para o endereço de email ou o número do fax. Você precisará dessa coluna posteriormente no processo.

Escolher os registros no arquivo de dados que você deseja usar

Só porque você se conecta a um certo arquivo de dados não significa que tem a obrigação de mesclar as informações de todos os registros (linhas) desse arquivo no documento principal.

Depois que você se conectar ao arquivo de dados que deseja usar ou criar um novo, uma caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta será aberta. Você pode selecionar um subconjunto de registros para a mala direta classificando ou filtrando a lista.

Siga um destes procedimentos:

Para classificar os registros de uma coluna em ordem crescente ou decrescente, clique no título dessa coluna.

Para filtrar a lista, clique na seta ao lado do título da coluna que contém o valor pelo qual você deseja filtrar. Em seguida, clique no valor desejado. Ou, se a lista for longa, clique em (Avançado) para abrir uma caixa de diálogo na qual é possível selecionar o valor. Clique em (Em Branco) para exibir apenas os registros que não contêm informações ou (Preenchido) para exibir somente os registros que contêm informações.

+Dicas

Após filtrar a lista, você poderá exibir todos os registros novamente clicando na seta e em (Todos).

Desmarque a caixa de seleção ao lado de um registro para excluí-lo.

Use os botões para selecionar ou excluir todos os registros ou para localizar registros específicos.

Caso você tenha criado o arquivo de dados como parte do processo de mala direta, o botão Editar ficará disponível nessa caixa de diálogo. Você poderá alterar os registros se quiser atualizar o arquivo.

 

Etapa 3: Adicionar campos ao documento principal

Após a conexão do documento principal a um arquivo de dados, você estará pronto para adicionar campos que indicam onde as informações exclusivas aparecerão em cada cópia do documento que gerará quando mesclar. Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no arquivo de dados que corresponda a cada endereço ou elemento de saudação, talvez seja necessário coincidir campos.

Adicionar campos

Se o documento principal ainda estiver em branco, digite as informações que aparecerão em cada cópia. Em seguida, adicione campos clicando nos hiperlinks no painel de tarefas.

Os campos são espaços reservados que você insere no documento principal nos locais em que as informações exclusivas deverão aparecer. Por exemplo, você pode clicar nos links Bloco de endereço ou Linha de saudação no painel de tarefas para adicionar campos próximos à parte superior de uma nova carta de produto, de modo que a carta de cada destinatário contenha uma saudação e um endereço personalizado. Os campos aparecem no documento entre divisas, por exemplo, «Bloco_de_Endereços».

Clique em Mais itens no painel de tarefas para adicionar campos que coincidam com uma das colunas no arquivo de dados. Por exemplo, o arquivo de dados pode incluir uma coluna chamada Observação Pessoal. Ao colocar um campo Observação Pessoal na parte inferior de uma carta modelo, você pode personalizar ainda mais cada cópia. Você pode personalizar até os envelopes adicionando um código de barras postal — se estiver usando a versão em inglês (EUA) do Word — ou postagem eletrônica (se tiver um programa de postagem eletrônica instalado).

Coincidir campos

Se inserir um campo de bloco de endereços ou de linha de saudação no documento, você receberá uma solicitação para escolher o formato de sua preferência. Por exemplo, a ilustração mostra a caixa de diálogo Linha de Saudação que é aberta quando você clica em Linha de saudação no painel de tarefas. Use as listas em Formato da linha de saudação para fazer suas escolhas.

Se o Word não puder coincidir cada elemento de saudação ou endereço com uma coluna do arquivo de dados, os endereços e as linhas de saudação não serão mesclados corretamente. Para ajudar a evitar problemas, clique em Coincidir Campos. A caixa de diálogo Coincidir Campos será exibida.

Os elementos de um endereço e saudação são listados à esquerda. Os títulos das colunas do arquivo de dados são listados à direita.

O Word procura a coluna que concide com cada elemento. Na ilustração, o Word coincidiu automaticamente a coluna Sobrenome do arquivo de dados com Sobrenome. Mas o Word não pôde coincidir outros elementos. Com esse arquivo de dados, o Word não pode coincidir Nome ou Endereço 1, por exemplo.

Ao usar as listas à direita, você pode selecionar a coluna do arquivo de dados que coincide com o elemento à esquerda. Na ilustração, a coluna Nome agora coincide com Sobrenome, e a coluna Endereço coincide com Endereço 1. Tudo bem se Título Honorífico, Empresa e Nome do Cônjuge não coincidirem, porque não são relevantes nos documentos sendo criados.

Quando terminar de adicionar e coincidir campos no documento principal, você estará pronto para a próxima etapa.

 

Etapa 4: Visualizar a mesclagem e concluí-la

Quando terminar de adicionar campos ao documento principal, você estará pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando a visualização estiver satisfatória, você poderá concluir a mesclagem.

Visualizar a mesclagem

Você pode visualizar os documentos mesclados e alterá-los antes de concluir a mesclagem realmente.

Para visualizar, siga um destes procedimentos:

Percorra cada página do documento mesclado usando os botões Avançar e Anterior do painel de tarefas.

Para visualizar um documento específico, clique em Localizar um destinatário.

Clique em Excluir este destinatário se você não quiser incluir o registro visualizado.

Clique em Editar a lista de destinatários para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, na qual será possível filtrar a lista se você encontrar registros que não queira incluir.

Clique em Anterior na parte inferior do painel de tarefas para voltar uma ou duas etapas caso você precise fazer outras alterações.

Quando você estiver satisfeito com os resultados da mesclagem, clique em Avançar na parte inferior do painel de tarefas.

Concluir a mesclagem

O que você fará agora depende do tipo de documento sendo criado. Caso esteja mesclando cartas, você poderá imprimi-las ou modificá-las separadamente. Se você optar por modificá-las, o Word as salvará em um único arquivo, com uma carta por página.

Independentemente do tipo de documento sendo criado, você poderá imprimir, transmitir, ou salvar todos ou apenas um subconjunto dos documentos.

Dicas sobre emails

Se você estiver criando emails mesclados, o Word enviará as mensagens imediatamente após a conclusão da mesclagem. Portanto, depois de escolher as mensagens a serem enviadas, você receberá uma solicitação para indicar a coluna no arquivo de dados na qual o Word poderá localizar os endereços de email dos destinatários. Você também deverá digitar uma linha de assunto para a mensagem.

Lembre-se de que os documentos mesclados salvos são separados do documento principal. É uma boa idéia salvar o próprio documento principal se você tiver planos de usá-lo para outra mala direta.

Quando salva o documento principal, além de seu conteúdo e campos, você também salva sua conexão com o arquivo de dados. Na próxima vez em que abrir o documento principal, você deverá escolher se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente nesse documento principal.

Clique em Sim para abrir o documento com as informações do primeiro registro mescladas. Se abrir o painel de tarefas (menu Ferramentas, submenu Cartas e Endereçamento, comando Mala Direta), você está na etapa Selecione os destinatários. Clique nos hiperlinks no painel de tarefas para modificar o arquivo de dados de modo a incluir um conjunto diferente de registros ou para se conectar a outro arquivo de dados. Em seguida, clique em Avançar na parte inferior do painel de tarefas para prosseguir com a mesclagem.

Se você clicar em Não, a conexão entre o documento principal e o arquivo de dados será interrompida. O documento principal torna-se um documento padrão do Word. Os campos são substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro.